賃貸管理会社は修繕担当者を増やすべき？採用と外部委託を一心ハイツの修繕対応で比較

結論からお伝えします。

賃貸管理会社で修繕案件が増えてきたとき、必ずしも修繕担当者を新たに採用することだけが解決策ではありません。

管理戸数や修繕件数が多く、社内に修繕の知識や対応ノウハウを蓄積したい場合には、専任担当者を採用するメリットがあります。一方、負担になっているのが、入居者への連絡、症状確認、日程調整、現地確認、見積取得、業者手配、工程調整、施工管理、完了確認、写真整理といった修繕に伴う実務であれば、その部分を外部へ任せる方法もあります。

一心企画では、管理会社様がオーナー様への説明や修繕実施の判断・承認を行う役割はそのままに、**その判断に必要なところまで修繕案件を整える「外部修繕窓口」**として対応しています。

現地確認から見積・修繕方法の整理、必要業者の手配、施工管理、写真付き完了報告まで対応するほか、入居中修繕では、現地写真、不具合の状況や原因、修繕が必要な理由、見積内容などを整理し、オーナー様が修繕の必要性や費用負担を判断しやすい資料として管理会社様へお返しします。

この記事では、一心ハイツ101号室の山田さんから修繕依頼が入ったケースをもとに、花子ちゃん、オーナーの鈴木さん、管理課長の河田さん、それぞれの立場から、「修繕担当者を一人採用する場合」と「修繕実務を外部へ任せる場合」の違いを分かりやすく見ていきます。

ある日の午前中。

管理会社の花子ちゃんが更新書類を作っていると、電話が鳴りました。

画面に表示された名前は、一心ハイツ101号室の山田さん。

花子ちゃんはキーボードから手を離します。

動かないわけでも、まったく冷えないわけでもありません。

山田さんによると、去年より冷え方が弱い気がするとのこと。

異音や水漏れもなく、設定温度まで室温も下がっています。

ただ、山田さんには一つ気になることがありました。

花子ちゃんのメモには、

エアコン作動・冷房も効く・異音なし・水漏れなし・キーン不足。

少し業者へ伝えにくい症状です。

しかし、入居者から不具合の連絡があれば、管理会社としては状況を確認する必要があります。

そして山田さんの電話は、ここでは終わりませんでした。

洗面所の水栓から、少し水がポタポタする。

さらに、リビングのドアが閉まりにくい。

エアコン。

水栓。

建具。

一本の電話で、確認が必要な箇所は三つになりました。

山田さんに悪気はありません。

しかも最後には、

と気まで遣ってくれています。

ただし、管理会社側はそう簡単ではありません。

急ぐ必要があるのか。

修理が必要なのか。

調整で直るのか。

交換が必要なのか。

それを判断するためにも、まず現地の状況を確認しなければなりません。

山田さんとの電話は数分で終わりました。

しかし、花子ちゃんの修繕対応はここからです。

まず、山田さんと現地確認の日程を調整します。

次に考えるのが、誰に見てもらうのかです。

エアコンは設備業者。

水栓は水道設備。

ドアは大工や建具を確認できる職人。

それぞれ別の業者を手配すれば、入居者との日程調整も増えてしまいます。

できれば一度の現地確認でまとめたいところですが、すべての症状を一人で判断できる業者が、いつでも対応できるとは限りません。

そして、現地確認が終わってもまだ途中です。

原因を確認する。

必要な修繕方法を考える。

見積を取る。

必要であれば複数業者を手配する。

見積内容を整理してオーナーへ説明する。

承認後は施工日を決め、再び入居者と調整する。

工事が終われば、完了確認と写真の回収。

最後にオーナーへの完了報告もあります。

一つひとつは小さな作業でも、一件の修繕が終わるまでには何度も連絡や確認が発生します。

今回のように複数の不具合が重なれば、その回数はさらに増えていきます。

まだ工事は一つも始まっていません。

それでも花子ちゃんには、すでに新しい仕事が一件増えています。

一心企画では、管理会社様の了承を得たうえで入居者様へ直接連絡し、症状の聞き取り、日程調整、現地確認、必要工種の判断まで対応します。

今回、山田さんから入った連絡は一本です。

しかし、その後に発生する実務を並べると、

症状確認 → 日程調整 → 現地確認 → 原因確認 → 必要工種の判断 → 見積取得 → 修繕方法の整理 → オーナーへの説明 → 承認 → 業者手配 → 工程調整 → 入居者への連絡 → 施工管理 → 完了確認 → 写真整理 → 完了報告

と続きます。

しかも、山田さんだけが入居者ではありません。

一心ハイツの修繕を進めている間にも、別の管理物件から水漏れや設備不具合の連絡が入ります。

見積を待っている案件もあれば、オーナーの承認待ちの案件もある。

工事は終わったのに、業者から完了写真が届いていない案件もあります。

管理戸数が増えるほど、こうした案件が同時に動くようになります。

管理会社にとって負担になりやすいのは、工事そのものだけではありません。

一件の修繕を完了まで動かし続ける実務です。

最近、管理戸数が増えてきたこともあり、管理課長の河田さんにも現場の変化が見えていました。

修繕案件が重なると、担当者の通常業務が止まりやすい。

入居者への連絡や業者との日程調整に時間を取られる。

見積や写真が届かなければ、担当者が催促する。

さらにオーナーへ説明するため、届いた見積や現地写真を管理会社側で整理し直すこともあります。

河田課長は考えました。

修繕経験のある社員を採用し、その人に入居者対応や現地確認、業者手配、施工管理を任せる。

もちろん、それも一つの方法です。

社内に専任担当者がいれば、修繕の知識や対応ノウハウを会社に蓄積しやすくなります。

管理戸数や修繕件数が十分に多く、常に専任担当者が必要な管理会社であれば、採用するメリットもあります。

しかし河田課長には、もう一つ気になることがありました。

管理戸数がさらに増えれば、修繕案件も増えていきます。

一人採用して足りなくなれば、また一人増やすのか。

そして、そもそも現在社員が行っている修繕業務のすべてを、社内で抱える必要があるのか。

オーナーとの関係。

修繕を実施するかどうかの判断。

必要な社内決裁。

こうした仕事は管理会社に残す必要があります。

一方で、

入居者への連絡。

症状の聞き取り。

日程調整。

現地確認。

必要業者の判断。

見積作成。

業者手配。

工程調整。

施工管理。

完了写真の整理。

こうした修繕に伴う実務まで、すべて管理会社の社員が行う必要があるのか。

河田課長が考え始めたのは、単純に人を増やすことではありませんでした。

管理会社にしかできない仕事を社内に残し、それ以外の修繕実務を外へ出す。

そんな方法があれば、管理戸数が増えるたびに修繕部門の人員まで増やし続けなくても済むかもしれません。

一心ハイツ101号室の修繕をきっかけに、河田さんは、修繕担当者を一人採用する場合と、修繕実務を外部へ任せる場合の違いを考え始めました。

河田課長が最初に考えたのは、修繕担当者を一人採用する方法でした。

専任担当者がいれば、入居者対応や現地確認、業者手配、見積確認、施工管理などを任せやすくなります。

社内に修繕の知識や対応履歴を蓄積できることもメリットです。

特に、毎月一定数以上の修繕案件が発生し、専任担当者が常に必要な管理会社であれば、採用する選択肢は十分にあります。

ただし、河田課長が気になったのはその先でした。

修繕担当者を一人採用しても、管理戸数とともに修繕案件が増えれば、いずれ同じ問題が起きる可能性があります。

また、修繕業務には波があります。

水漏れや設備故障が重なる時期もあれば、比較的落ち着いている時期もあります。

だからこそ、単純に人を増やすだけではなく、社内に残す仕事と外部へ任せられる仕事を分けるという考え方も必要です。

今回の一心ハイツで考えれば、鈴木さんへの説明や修繕実施の判断・承認は、これまで通り管理会社が担当します。

一方、山田さんへの連絡、症状確認、日程調整、現地確認、必要業者の手配、見積、工程調整、施工管理、完了報告までを外部へ任せることができれば、花子ちゃんが修繕案件を最初から最後まで抱える必要はありません。

人を一人増やすのか。

それとも、

社員が抱えている修繕実務そのものを減らすのか。

河田課長は、二つを分けて考える必要があることに気付き始めました。

管理戸数が増えれば、修繕案件も増えていきます。

一人採用して現在の負担が減っても、数年後に管理戸数がさらに増えれば、同じ問題が起きるかもしれません。

また、修繕案件の数は毎月一定とは限りません。

設備故障や水漏れなどが重なることもあれば、比較的落ち着いている時期もあります。

そこで河田課長が考えたのが、人を増やす前に、社員が担当する仕事そのものを整理することでした。

今回の一心ハイツなら、オーナーの鈴木さんへの説明や修繕実施の判断・承認は、これまで通り管理会社が担当します。

一方で、山田さんへの連絡、症状確認、日程調整、現地確認、見積、必要業者の手配、工程調整、施工管理、完了確認などは、外部へ任せることもできます。

管理会社にしかできない仕事は社内に残す。

外部へ任せられる修繕実務は外へ出す。

修繕担当者を一人増やすだけではなく、修繕業務そのものの持ち方を変える。

河田課長は、もう一つの方法を検討し始めました。

河田課長は、修繕担当者を採用する方法とあわせて、修繕実務を外部へ任せる方法も検討することにしました。

そこで、一心ハイツ101号室の案件を一心企画へ依頼します。

管理会社から共有されたのは、山田さんの連絡先と、エアコン・水栓・リビングドアの不具合です。

ここから先は、管理会社様の了承を得たうえで一心企画が山田さんへ直接連絡します。

さっそく何か増えそうですが、ここからの聞き取りも一心企画の仕事です。

症状を確認し、山田さんと訪問日を調整。

現地では三箇所をまとめて確認し、それぞれの原因や必要な修繕方法を整理します。

複数の業種が必要であれば、一心企画が必要な業者を手配します。

花子ちゃんが、それぞれの職人へ電話して日程を合わせる必要はありません。

現地確認後は、修繕内容を整理して見積を作成。

管理会社へ戻すのは、単に金額だけが書かれた見積ではなく、何が起きていて、なぜ修繕が必要なのかを確認できる状態にした案件です。

管理会社が修繕の判断を一心企画へ丸投げするわけではありません。

オーナーへの説明や修繕実施の判断・承認は、これまで通り管理会社が行います。

一心企画が担当するのは、その判断に必要なところまで修繕案件を整えること。

承認後は、業者手配、工程調整、施工管理、完了確認、写真整理まで進め、最後に写真付き完了報告書として管理会社へ返します。

花子ちゃんの机にあった一件の修繕案件を、完了まで一心企画が持つ。

これが、修繕担当者を一人採用する方法とは違う、外部修繕窓口という選択肢です。

外部へ修繕業務を任せるとなると、河田課長には一つ気になることがありました。

ここは、一心企画が修繕業務を担当するうえで大切な部分です。

オーナーの鈴木さんとの関係は、これまで通り管理会社が持ちます。

修繕を実施するかどうかの判断、オーナーへの説明、承認確認、必要な社内決裁も管理会社の役割です。

一方、一心企画は、その判断に必要な修繕実務を担当します。

入居者への連絡、現地確認、原因や必要工種の確認、修繕方法の提案、見積、業者手配、工程調整、施工管理、完了確認、写真付き完了報告まで。

その通りです。

管理会社の仕事をすべて外へ出すのではありません。

管理会社様にしかできない仕事は、そのまま管理会社様に。

その前後で発生する修繕実務を一心企画が担当することで、花子ちゃんが入居者や複数の業者を一件ずつ追いかける負担を減らします。

そして次に必要になるのが、オーナーの鈴木さんが修繕するかどうかを判断できる資料です。

ここでも、花子ちゃんの仕事を減らす方法があります。

現地確認が終わり、一心企画から花子ちゃんへ見積と修繕資料が届きました。

今回の資料には、金額だけではなく、現地写真、不具合の状況、考えられる原因、必要な修繕内容などが整理されています。

花子ちゃんは、その資料をもとにオーナーの鈴木さんへ連絡しました。

ここで必要になるのが、費用負担を考えるための判断材料です。

入居中修繕では、単に壊れているからオーナー負担、入居者が使っていたから入居者負担、と簡単に決められるものばかりではありません。

一心企画では、国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の考え方なども踏まえ、現地の状況や原因を整理し、管理会社様が費用負担を判断しやすい資料を作成します。

もちろん、最終的な判断やオーナー様への説明は管理会社様が行います。

ただ、その説明のために花子ちゃんが、職人から届いた写真や見積を一から整理し直す必要はありません。

現地写真。

不具合の状況と原因。

なぜ修繕が必要なのか。

どのような方法で直すのか。

見積の内容。

費用負担を考えるための判断材料。

これらを整理して管理会社へ返すことで、見積を出して終わりではなく、オーナー様が修繕を判断・承認しやすいところまで案件を整える。

これも、一心企画が外部修繕窓口として担当する仕事の一つです。

症状だけでは判断しにくい修繕案件も、現地確認から見積、修繕理由、写真整理まで一心企画がまとめます。

ここまで一心ハイツの修繕を見てきた河田課長は、改めて二つの方法を比べました。

修繕担当者を採用する方法にも、外部修繕窓口を利用する方法にも、それぞれメリットがあります。

大切なのは、どちらが正解かではありません。

修繕件数が多く、専任担当者を常時配置したい管理会社なら、採用が向いている場合もあります。

一方、管理会社にしかできない判断やオーナー対応は社内に残し、入居者対応から完了報告までの実務を減らしたいのであれば、外部修繕窓口という方法があります。

修繕担当者を増やす前に、今その担当者が抱えている仕事のうち、どこまで外へ出せるのか。

そこを整理することが、修繕業務の体制を考える第一歩です。

一心ハイツの修繕が進むなか、河田課長の考えも少し変わりました。

最初は、修繕案件が増えたなら修繕担当者を一人採用すればいいと考えていました。

しかし必要なのは、必ずしも人を増やすことだけではありません。

オーナーの鈴木さんへの説明や修繕の判断・承認は、これまで通り管理会社が行う。

そのために必要な現地確認、見積、修繕方法の整理、説明資料の作成、業者手配、施工管理、完了報告などは外部へ任せる。

そうすれば花子ちゃんは、修繕案件を一件ずつ最初から最後まで追い続ける必要がなくなります。

管理戸数が増えたとき、人を増やす前に修繕業務の持ち方を見直す。

修繕担当者を一人増やす代わりに、外部に修繕担当を持つ。

一心企画が目指しているのは、管理会社様が管理戸数を増やしても、修繕業務だけを理由に社内の人員を増やし続けなくてもよい体制づくりです。

賃貸管理会社で修繕案件が増えたとき、修繕担当者を採用することは一つの方法です。

しかし、現在の担当者が何に時間を取られているのかを整理すると、入居者への連絡、日程調整、現地確認、見積、業者手配、施工管理、写真整理など、外部へ任せられる実務も少なくありません。

管理会社様には、オーナー様への説明や修繕の判断・承認など、管理会社様にしかできない仕事に集中していただく。

その判断に必要なところまで修繕案件を整え、承認後の施工から完了報告までを一心企画が担当します。

最後に、一心ハイツ101号室。

修繕対応が進んだ頃、花子ちゃんのもとへ一本の電話が入りました。

修繕案件一件からでも対応可能です。