賃貸管理会社で複数業者の修繕手配が大変になる理由｜水道・大工・内装・電気の調整方法

賃貸管理会社の修繕業務で負担になりやすいのは、工事そのものだけではありません。

入居者への連絡、症状の確認、修繕業者の選定、現地確認の日程調整、見積取得、オーナーへの報告、工事手配、進捗確認、完了写真の回収など、一件の修繕を完了させるまでには多くの業務が発生します。

国土交通省が掲載している資料でも、家主が管理会社へ委託している業務として、クレーム処理など入居者管理や修理手配が挙げられています。

一心企画では、賃貸管理会社の外部修繕窓口として、管理会社の了承をいただいたうえで、入居者への連絡・日程調整から現地確認、見積、業者手配、施工管理、写真付き完了報告までまとめて対応しています。

修繕工事だけを請け負うのではなく、管理会社担当者が抱えている修繕案件を一件預かり、完了まで進めること。

これが一心企画の考える外部修繕窓口です。

この記事では、国土交通省の資料も参考にしながら、賃貸管理会社の修繕業務ではどこに負担が発生しやすいのかを、一心ハイツの花子ちゃん、河田上司、山田さん、鈴木さん、そして一心企画の杉野と一緒に見ていきます。

賃貸管理会社の修繕業務は、修理をする業者を一社手配すれば終わる仕事ではありません。

入居者から不具合の連絡が入ると、まず症状を確認し、現地確認が必要かを判断します。その後、対応できる修繕業者を探し、入居者と業者の日程を合わせ、現地確認後には見積内容を確認します。

工事が必要になれば、オーナーへの報告や承認確認、工事日の再調整、施工後の写真確認や完了報告まで続きます。

一心ハイツ101号室でも、山田さんから花子ちゃんへ一本の電話が入りました。

最初の連絡だけなら、洗面所の床を確認してもらえば済みそうです。

ところが、床がフワフワするという症状だけでは原因を判断できません。

クッションフロアなど床材だけの問題なのか。床下地が傷んでいるのか。洗面台や給排水から見えない漏水が発生しているのか。湿気が影響しているのか。

原因によって必要になる業種も変わります。

そこで花子ちゃんは現地確認を手配しました。

現地を確認すると、床の一部に沈みがありました。しかし、それだけではありません。

洗面台の下には、わずかな漏水跡があります。

床下地にも傷みが疑われます。

洗面所入口の巾木も一部浮いていました。

さらに山田さんが天井を見上げます。

その通りではあります。

さらに浴室入口を見ると、コーキングにも劣化が確認されました。

一本の電話から始まった洗面所の床の不具合が、現地確認によって複数の修繕へ広がってきました。

給排水や洗面台まわりを確認する水道設備。

傷んだ床下地を直す大工工事。

床材や巾木を仕上げる内装工事。

換気設備を確認する電気・設備工事。

浴室入口にはコーキング補修も必要になる可能性があります。

ここで管理会社担当者には、別の仕事が発生します。

一社ですべて確認できなければ、水道業者、大工、内装業者、電気業者など、それぞれへ状況を説明して手配する必要があります。

しかも、業者を手配するだけでは終わりません。

山田さんが在宅できる日時と、それぞれの業者が動ける日時を合わせる必要があります。現地確認が別々になれば、山田さんにも何度か立ち会ってもらうことになります。

花子ちゃんの調整業務が増えていきます。

さらに現地確認後には、それぞれの見積を確認し、修繕内容を整理してオーナーの鈴木さんへ報告する必要があります。

鈴木さんから承認をもらったあとも、施工する順番があります。

漏水原因を直す前に床を仕上げるわけにはいきません。

水道設備の修繕、傷んだ下地の補修、内装仕上げなど、工種によっては工程をつなげて考える必要があります。

つまり、修繕一件は工事一件とは限りません。

入居者からは床がフワフワするという一件の相談でも、現地で原因を確認すると複数業種の修繕になることがあります。

そのたびに管理会社が業者を探し、説明し、日程を合わせ、見積を集め、工程を調整し、完了まで進捗を追う。

一件一件は小さな修繕でも、この業務が複数の管理物件で同時に発生すれば、担当者の負担は大きくなります。

次では、こうした修繕や入居者対応が賃貸管理業務の中でどのように位置付けられているのか、国土交通省が公表・掲載している資料をもとに見ていきます。

賃貸住宅の修繕は、壊れたところを直すだけではありません。入居者から不具合の連絡を受け、状況を確認し、必要な業者を手配して修繕完了まで進めることも、賃貸管理の実務と深く関わっています。

国土交通省が掲載している調査資料では、家主が管理会社へ委託している業務として、クレーム処理など入居者管理が91.0％、修理手配が85.1％とされています。

また、国土交通省の賃貸住宅管理業法に関する資料でも、賃貸住宅の維持保全には建物や設備の点検だけでなく、その結果を踏まえた必要な修繕や、修繕業者への発注などが含まれることが示されています。

ただし、実際の入居中修繕では、一つの不具合を一つの業者だけで解決できるとは限りません。

今回の一心ハイツ101号室も、最初は山田さんから届いた洗面所の床がフワフワするという一本の連絡でした。

ところが現地を確認すると、床だけを直せば終わりという状況ではありません。

漏水の可能性があれば水道設備。床下地が傷んでいれば大工。床材や巾木なら内装。換気設備にも不具合があれば電気設備と、必要になる業種が増えていきます。

ここが、複数業種が絡む修繕で管理会社の負担が増えやすいところです。

管理会社から見れば、山田さんから受けた一件の修繕相談です。しかし現場では、その一件を完了させるために複数の専門業者が必要になることがあります。

業者が増えれば、現地確認の日程、見積、施工する順番、進捗確認、完了写真など、管理するものも増えていきます。

花子ちゃんが一社ずつ状況を説明し、山田さんとの日程を合わせ、それぞれの見積を集めるとなれば、一件の修繕でも連絡の往復は少なくありません。

国土交通省の資料にある修繕や修繕業者への発注という業務も、実際の現場ではこうした一つ一つの手配につながっています。

だから複数業種が絡む入居中修繕では、最初から業者を一社ずつバラバラに動かすのではなく、不具合全体を一つの修繕案件として整理することが重要です。

次では、水道、大工、内装、電気など複数の業種が必要になったとき、誰を先に動かし、どの順番で修繕を進めるのかを見ていきます。

複数業種が絡む入居中修繕では、最初に難しくなるのが、どの業者へ何を依頼するのかという判断です。

一心ハイツ101号室では、洗面所の床の沈みだけでなく、漏水跡、床下地、巾木、換気設備、コーキングまで確認が必要になりました。

必要な業者が分かっても、施工する順番を間違えると、直した部分をもう一度触ることになりかねません。

そこへ山田さんがやってきます。

一つの不具合から複数業種へ広がったとき、重要なのは業者をたくさん呼ぶことではありません。

原因を整理し、必要な業種と施工順序を一つの修繕案件として組み立てること。

これができると、管理会社が業者ごとに一から説明する回数も減らしやすくなります。

そして次に待っているのが、複数業者と山田さんの日程調整です。

必要な業種が決まると、次に発生するのが入居者と業者の日程調整です。

今回の一心ハイツ101号室では花子ちゃんも現地確認に同行しましたが、一心企画へ修繕を依頼する場合、管理会社担当者が毎回現地へ同行する必要はありません。

そこへ山田さんから連絡が入ります。

複数業者が必要な修繕では、業者が増えるほど入居者との日程調整も複雑になります。

一心企画が窓口になることで、管理会社は業者ごとに入居者との予定を調整するのではなく、修繕案件としてまとめて進捗を受け取る形にできます。

現地確認が終われば、次は複数業種の見積を整理して、オーナーの鈴木さんへ説明する段階です。

複数業種が必要になると、見積も水道、大工、内装、電気と分かれていきます。管理会社にとって大変なのは、金額を集めることだけではなく、何のための工事なのか、どの順番で必要なのかを整理することです。

一心企画では現地確認の内容をもとに、必要な工事と優先順位を整理して花子ちゃんへ返します。

花子ちゃんは整理された見積と現地写真をもとに、オーナーの鈴木さんへ報告します。

複数の業者から届いた見積をそのまま並べるのではなく、一件の修繕として原因・必要工事・施工順序を整理することで、花子ちゃんは上司への報告も、鈴木さんへの説明もしやすくなります。

複数業種が絡む修繕では、業者を手配して終わりではありません。水道、大工、内装、電気など、それぞれの作業内容を確認しながら施工順序と日程を組む必要があります。

一心ハイツ101号室も、鈴木さんの承認を受けて工事へ進むことになりました。

こうして一心企画が、複数業者への連絡、施工順序の調整、工程表の作成、入居者への工程表提出までまとめて対応します。

管理会社にはオーナーへそのまま提出できる工程表を返すため、担当者が業者ごとの予定を整理したり、入居者向けとオーナー向けに資料を作り直したりする必要もありません。

管理会社は必要な承認やオーナー確認を行い、その後の修繕実務は一心企画へ任せる。

工事が始まれば、次に必要になるのは複数業者の進捗確認と施工管理です。ここも花子ちゃんが一社ずつ追いかける必要はありません。

工事が始まると、次に必要になるのが複数業者の進捗確認です。一つの工程が遅れるだけでも、その後に予定している大工や内装などの日程へ影響することがあります。

一方、管理会社では上司が花子ちゃんに声をかけます。

複数業者が入る修繕でも、各業者への進捗確認、工程の調整、入居者への連絡、施工管理まで一心企画が担当します。

管理会社担当者が工事のたびに電話やメールで状況を確認する必要はありません。

そしてすべての工事が完了したら、一心企画が施工写真を整理し、オーナーへそのまま提出できる写真付き完了報告書にまとめます。

すべての工事が終わっても、管理会社の修繕業務はそこで終わりではありません。施工箇所の確認や写真の整理、オーナーへの完了報告が残っています。

一心企画では、各業者の施工状況と完了箇所を確認し、写真を整理した写真付き完了報告書を作成して管理会社へ提出します。

一心企画から完了報告書を受け取った花子ちゃんは、上司へ報告します。

花子ちゃんは一心企画から届いた報告書を、そのまま鈴木さんへ提出します。

現地確認から施工管理、完了確認、写真整理、完了報告書の作成まで一心企画が担当する。

管理会社には、オーナーへそのまま提出できる形で修繕結果を返します。

一心企画の修繕窓口で目指しているのは、単に複数の業者を紹介することではありません。管理会社担当者が修繕案件を抱え続けなくてよい状態をつくることです。

後日、上司が花子ちゃんに声をかけます。

そこへ山田さんから電話が入ります。

一心企画へ修繕案件を渡した後は、入居者連絡、現地確認、業者手配、日程調整、工程表作成、施工管理、進捗確認、写真付き完了報告書まで一つの窓口で対応します。

管理会社担当者の仕事を増やすための外注ではなく、担当者の机から修繕案件を一件減らすこと。

それが一心企画の修繕窓口の考え方です。

水道、大工、内装、電気など複数業種が必要な入居中修繕では、工事そのものよりも、誰が全体をまとめて最後まで管理するのかが重要です。

一心企画では、管理会社から修繕案件を受けた後、管理会社の了承のもと入居者へ直接連絡し、現地確認から必要業種の判断、見積、業者手配、日程調整、工程表の作成・提出、施工管理、完了確認、写真付き完了報告書まで一つの窓口で対応します。

修繕案件を一心企画へ渡した後、管理会社が各業者や入居者を追いかけ続ける必要はありません。

必要なオーナー確認や承認を行い、一心企画から届いた工程表や写真付き完了報告書を、そのままオーナーへ提出する。

複数業者が必要な修繕でも、管理会社担当者が一件の案件に時間を取られ続けない仕組みをつくることが、一心企画の修繕窓口です。

入居中修繕では、一つの不具合から水道、大工、内装、電気など複数の業種が必要になることがあります。

一心企画では、管理会社から修繕案件を受けた後、入居者への連絡、現地確認、必要業種の判断、見積、業者手配、日程調整、工程表の作成・提出、施工管理、完了確認、写真付き完了報告書まで窓口一本で対応します。

管理会社が行うのは、必要なオーナー確認や承認が中心です。工程表と写真付き完了報告書は、そのままオーナーへ提出できる形でお返しします。

管理会社担当者の机から、修繕案件を一件減らす。

複数業者が絡む修繕ほど、一心企画の修繕窓口をご活用ください。