千葉県に管理物件がある管理会社へ｜入居中修繕を外部窓口に任せるメリット

千葉県に管理物件を持つ賃貸管理会社では、毎日のようにさまざまな連絡が入ります。

「玄関のドアが閉まりにくい」

「換気扇から変な音がする」

「水栓から少し水が漏れている」

「網戸が外れそうになっている」

一件一件を見ると、それほど大きな修繕ではないことも少なくありません。

しかし、管理会社の担当者にとって大変なのは、修理そのものではなく、その修繕を完了まで進めるための仕事ではないでしょうか。

一心ハイツを担当する花子ちゃんのもとにも、朝から一本の電話が入りました。

電話を切った花子ちゃんは、山田さんの部屋の修繕内容を確認し、対応できる業者を探します。

ところが、ここからが管理会社の修繕業務の始まりです。

業者へ連絡して状況を説明する。

対応可能か確認する。

現地確認の日程を聞く。

その候補日を入居者へ伝える。

入居者の都合が合わなければ、もう一度業者へ連絡する。

ようやく現地確認が終わっても、それで完了ではありません。

見積を取り、必要に応じてオーナーへ確認し、承認後は再び入居者と施工日を調整します。

施工が終われば、今度は完了状況や写真を確認して報告する必要があります。

つまり、30分程度で終わる小さな修繕でも、管理会社の担当者は完了までに何度も電話やメールをすることになります。

しかも、担当しているのは山田さんの一件だけではありません。

別の物件ではエアコンの不具合。

別の部屋では水漏れ。

さらに退去立会いやオーナーへの報告、契約、更新、入居者対応など、通常の管理業務も同時に進んでいます。

そんな花子ちゃんのところへ、河田課長がやってきました。

修繕案件が一件増えるということは、単純に「工事が一件増える」ということではありません。

担当者が最後まで追いかけなければならない仕事が、一件増えるということです。

一心企画が考える管理会社向けの修繕サービスは、単に職人を手配することではありません。

管理会社様の了承をいただいたうえで入居者様への連絡や日程調整を行い、現地確認、見積、業者手配、施工管理、完了確認、写真付きの完了報告まで、修繕案件を一つの窓口で進めます。

目指しているのは、管理会社担当者が修繕の進捗を何度も追いかけなくても済む状態です。

言い換えれば、

管理会社担当者の机から、修繕案件を一件減らすこと。

これが、一心企画の「外部修繕担当」という考え方です。

山田さんの玄関ドアの件を業者へ連絡した花子ちゃん。

これで少し仕事が減った……と思ったのも束の間でした。

業者から折り返しが入ります。

「現地確認ですが、火曜日か木曜日なら伺えます」

花子ちゃん
「分かりました。入居者さんに確認して折り返します。」

今度は山田さんへ電話します。

再び業者へ電話。

別の日程を確認して、また山田さんへ連絡。

ようやく現地確認の日が決まりました。

「修繕業者を見つけること」と「修繕案件を完了させること」は、似ているようでまったく違います。

管理会社の担当者にとって本当に時間がかかるのは、業者の電話番号を見つけることだけではありません。

その後に発生する、入居者と業者の間に入って修繕を前へ進める作業です。

たとえば、入居中の修繕では入居者様の在宅時間に合わせて現地確認を行うケースがあります。

業者が「午前中なら行けます」と言っても、入居者様が仕事で不在なら調整し直しです。

現地確認が終われば見積を待ち、見積が届けば内容を確認する。

オーナー様の承認が必要なら確認を取り、承認後には再び施工日の調整が始まります。

つまり、業者が一社決まっただけでは、管理会社担当者の机から修繕案件は消えません。

むしろそこから、

「入居者さんに確認しなきゃ」

「業者さんから見積まだ来てないな」

「施工日は決まったかな」

「完了写真をもらわなきゃ」

という小さな確認作業が続いていきます。

一心企画が管理会社様の修繕窓口として重視しているのは、ここです。

単に「この工事ならこの職人を手配します」というだけではなく、管理会社様から必要な情報をいただき、了承を得たうえで入居者様への連絡や日程調整まで進めます。

現地確認が必要であれば日程を合わせ、状況を確認。

必要な修繕内容を整理して見積を提出し、承認後は施工する業者や職人の日程も調整します。

工事が終われば、そこで終わりではありません。

施工状況を確認し、管理会社様へ写真付きで完了内容を報告する。

「依頼を受けるところ」から「終わったことを管理会社へ返すところ」までを、一つの修繕案件として考えています。

午後になり、河田課長が花子ちゃんの机の横を通りました。

一件なら、それほど大きな負担には感じないかもしれません。

しかし、同じような入居中修繕を10件抱えていたらどうでしょう。

その一件一件について、担当者が入居者連絡、業者手配、日程調整、見積確認、施工日の確認、完了報告まで追いかけることになります。

だからこそ、管理会社の修繕業務を外部へ任せるときに重要なのは、「何の工事ができるか」だけではありません。

「その案件を、どこまで任せられるのか」。

ここまで見て初めて、管理会社担当者の仕事が本当に減るのだと考えています。

入居中修繕で困るのは、千葉県にある管理会社だけではありません。

たとえば、東京都内に本社がある管理会社が、船橋市や市川市、習志野市などに賃貸物件を管理しているケースもあります。

管理会社の所在地と、管理物件の所在地が離れていることは珍しくありません。

ある日の午後。

花子ちゃんがパソコンで新しい修繕依頼を確認していると、河田課長が声をかけました。

管理エリアが広がれば、それだけ修繕業者の手配も難しくなります。

普段お願いしている業者がいても、対応エリア外だったり、予定が合わなかったりすることがあります。

特に入居中修繕では、「来月なら行けます」では困るケースもあります。

入居者様は実際にそこで生活しているため、不具合の内容によっては早めに現地確認を行い、状況を把握する必要があるからです。

そこで管理会社の担当者が、

「船橋市　修繕業者」

「千葉県　賃貸　修繕業者」

「管理物件　修繕　業者」

などと検索し、一件ずつ問い合わせる。

ようやく対応できる業者を見つけても、今度は最初から物件情報や不具合の状況を説明しなければなりません。

こうした業者探しは、一度だけならそれほど大きな負担ではないかもしれません。

しかし、船橋市の物件で一件、市川市で一件、習志野市で一件と修繕が発生するたびに探していたら、担当者の時間は少しずつ削られていきます。

一心企画では、管理会社様が千葉県内にあるかどうかではなく、管理物件が対応エリアにあるかどうかを基準にしています。

たとえば東京都に本社がある管理会社様でも、千葉県内に管理物件があればご相談いただけます。

管理会社の担当者が毎回その地域の修繕業者を探し、入居者様との間に入って日程を調整するのではなく、その部分から外部の修繕窓口へ任せる。

これは、管理物件と会社の所在地が離れている管理会社様ほどメリットを感じやすい使い方です。

もちろん、管理会社様の仕事を勝手に進めるわけではありません。

入居者様へ直接連絡する場合も、管理会社様から了承をいただいたうえで対応します。

管理会社様が窓口として必要な情報を把握しながら、実際の連絡や日程調整、現地確認などの実務を外部へ渡せる形を目指しています。

花子ちゃんも、以前は物件の場所によって業者を探し直していました。

ところが修繕窓口を一本化すると、考えることが少し変わります。

「この修繕は、どこの業者に電話しよう」

ではなく、

「この案件をお願いしよう」

になるからです。

修繕業務では、この違いが意外と大きなものです。

管理物件が増えるほど、修繕の種類も増えます。

物件の所在地が広がるほど、業者の対応エリアを確認する機会も増えていきます。

だからこそ、千葉県に管理物件を持つ管理会社様にとって、地域の修繕案件をまとめて相談できる外部窓口を持っておくことは、担当者の負担を減らす一つの方法になります。

その日の夕方。

管理会社が遠くても、修繕が発生するのは管理物件のある場所です。

千葉県に管理物件がある。

それが、一心企画へ修繕をご相談いただく一つの基準です。

修繕業者が決まった。

現地確認もできる。

それでも、すぐに修繕が進むとは限りません。

入居中の賃貸物件では、入居者様との日程調整が必要になることが多いからです。

翌朝、花子ちゃんのもとに業者から連絡が入りました。

電話を切り、入居者様へ連絡します。

ところが、つながりません。

しばらくしてもう一度電話。

やはり、つながりません。

今度はSMSを送ります。

「修繕の現地確認について、ご都合を確認させてください」

その日の夕方、ようやく返信がありました。

「平日は仕事なので、18時以降なら大丈夫です」

入居中修繕では、こうしたやり取りが珍しくありません。

管理会社担当者が業者の予定を確認し、その候補を入居者様へ伝える。

都合が合わなければ、再び業者へ確認する。

別の候補日が出たら、もう一度入居者様へ連絡する。

たった一件の日程を決めるだけでも、電話やメール、SMSのやり取りが何度も発生することがあります。

さらに、現地確認が終わったあとに施工が必要となれば、もう一度同じような日程調整が始まります。

現地確認の日程調整が一回。

施工の日程調整でもう一回。

工事内容によって複数の業者が必要になれば、それぞれの予定まで合わせなければならない場合があります。

一心企画では、管理会社様から了承をいただいたうえで、入居者様へ直接連絡し、現地確認や施工の日程調整を行うことができます。

管理会社様から、

「○○号室で、このような不具合の連絡が入っています」

と必要な情報をいただいたあと、入居者様との具体的な日程調整を修繕窓口側で進める。

これだけでも、担当者が何度も伝言役になる必要がなくなります。

もちろん、管理会社様を通さず勝手に判断するという意味ではありません。

見積や修繕内容など、管理会社様の確認が必要なことはきちんと戻します。

一方で、入居者様と業者の予定を合わせるためだけに、

「確認します」

「伝えます」

「もう一度聞いてみます」

を管理会社担当者が繰り返す必要はありません。

修繕業務を外部へ任せるメリットというと、工事や業者手配ばかりに目が向きがちです。

しかし実際の管理業務では、こうした細かな連絡や日程調整を誰が担当するのかが大きなポイントになります。

花子ちゃんも、以前は修繕案件が入るたびに自分の予定表へ、

「入居者へ連絡」

「業者へ折り返し」

「日程再確認」

と書き込んでいました。

一つひとつは数分で終わる仕事です。

でも、その数分が一日に何度も割り込んできます。

契約書を確認している途中に電話。

オーナー様への報告書を作っている途中に折り返し。

別の入居者様と話している間に、業者から着信。

修繕案件を多く抱えるほど、担当者の仕事は細切れになっていきます。

外部の修繕窓口を利用する意味は、単純に電話の回数を減らすことだけではありません。

担当者が一つの仕事に集中できる時間を取り戻すこと。

これも、管理会社にとって大きなメリットの一つだと考えています。

数日後。

修繕を外部へ任せるなら、工事だけではなく、その前後にある連絡や調整まで。

そこまで任せられて初めて、管理会社担当者の机から修繕案件が少しずつ離れていきます。

入居者様から最初に聞いていたのは、玄関ドアの不具合だけ。

ところが、実際に現地を確認してみると、それだけではないことがあります。

ある日の現地確認。

担当者が玄関ドアの状態を確認していると、入居者様から声をかけられました。

入居者様
「せっかく来てもらったので、もう一つ見てもらってもいいですか？」

確認すると、今度は網戸の建付け不良。

さらに、

「実は洗面所の水栓も少し気になっていて……」

と相談が続きます。

玄関ドア。

網戸。

水栓。

同じ部屋の修繕でも、必要になる作業はそれぞれ違います。

賃貸物件の入居中修繕では、このように一つの部屋で複数の不具合が見つかることも珍しくありません。

現地から報告を受けた花子ちゃん。

ここで管理会社担当者に、新しい仕事が増えます。

玄関ドアは対応できても、水栓は対応できない。

水栓はできても、電気工事はできない。

内装はできても、ガラス交換は別の業者になる。

修繕内容によっては、複数の業者や職人を手配しなければならないケースがあります。

管理会社にとって困るのは、工種が一つ増えるたびに新しい窓口まで増えていくことです。

A社には建具の確認。

B社には設備の見積依頼。

C社には電気工事の日程確認。

それぞれに物件情報を伝え、それぞれから見積を受け取り、それぞれと施工日を調整する。

さらに入居中の物件なら、そのたびに入居者様の予定も関係します。

管理会社担当者からすると、一つの部屋の修繕だったはずなのに、気づけば複数の案件を同時に管理しているような状態になります。

一心企画では、こうした複数箇所の修繕についても、管理会社様の窓口をできるだけ一つにまとめることを大切にしています。

建具、水まわり、内装、電気、設備など、必要な内容を現地で整理し、それぞれの作業に応じて職人や協力業者を手配します。

管理会社担当者が、修繕箇所ごとに一から業者を探して回る負担を減らすためです。

もちろん、すべての工事を一人の職人が行うという意味ではありません。

大切なのは、実際に何社が動くかではなく、管理会社様が何社とやり取りしなければならないかです。

現場では複数の専門業者が必要になったとしても、管理会社様から見た修繕窓口は一つ。

見積や日程、施工状況などの情報をまとめて管理し、完了後の報告までつなげていく。

この形であれば、担当者が、

「水栓の業者はどこだったかな」

「建具の見積は来たかな」

「網戸の日程は決まったかな」

と、一社ずつ追いかける必要が少なくなります。

特に管理戸数が増えてくると、この違いは大きくなります。

一部屋で3箇所。

別の物件で2箇所。

さらに別の物件では設備交換。

修繕箇所の数だけ管理会社の連絡先が増えていけば、担当者の頭の中も机の上も、どんどん複雑になります。

一方で、修繕窓口をまとめておけば、

「この物件の修繕はどうなっていますか？」

という一つの確認で、案件全体の進捗を把握しやすくなります。

数日後。

河田課長が、例の物件について確認しました。

賃貸物件の修繕は、必ずしも一つの不具合だけで終わるとは限りません。

だからこそ、管理会社にとって大切なのは、対応できる工種の数だけではなく、増えてしまった修繕をまとめて管理できることです。

業者が増えても、管理会社の窓口まで増やさない。

それも、外部に修繕窓口を持つメリットの一つです。

修繕業者が見つかり、見積も届いた。

これで管理会社の仕事が終わるわけではありません。

オーナー様から承認をいただいた後は、施工日の調整、職人の手配、入居者様への連絡、施工状況の確認と、まだ仕事が続きます。

そして工事が終わったあとも重要です。

「本当に直ったのか」

「どのような作業をしたのか」

「施工前と施工後でどう変わったのか」

管理会社担当者は、こうした内容を把握したうえで、必要に応じてオーナー様へ報告しなければなりません。

ある日、鈴木さんから花子ちゃんへ連絡が入りました。

以前の花子ちゃんなら、ここから業者へ電話して確認していたかもしれません。

しかし今回は違います。

一心企画では、見積を提出することを修繕案件のゴールとは考えていません。

承認後の施工手配から完了確認、施工写真をまとめた報告まで行い、管理会社様が次の報告へ進める状態にして案件を返すことを大切にしています。

一心企画がオーナー様へ直接営業するのではありません。

管理会社様へ必要な情報や写真を返し、担当者がオーナー様へスムーズに報告できるようにする。

その結果、管理会社担当者が、

「業者に確認してから折り返します」

ではなく、

「完了しています。こちらが施工後の写真です」

と答えられるようになります。

後ろで聞いていた河田課長が、花子ちゃんに声をかけました。

修繕は、工事が終われば完了ではありません。

管理会社様が「完了した」と確認できるところまで。

そこまで一つの修繕案件として対応することで、担当者の確認作業や報告業務の負担も減らせます。

数週間後。

花子ちゃんの机には、相変わらずたくさんの仕事があります。

契約や更新の確認、入居者様からの問い合わせ、オーナー様への報告。

賃貸管理の仕事は、修繕だけではありません。

以前なら、そこに何件もの修繕案件が加わっていました。

「入居者様へ連絡しなきゃ」

「業者から見積は来たかな」

「施工日は決まったかな」

「完了写真をもらわなきゃ」

一件一件は小さな仕事でも、途中の案件をいくつも抱えていると、常に進捗を気にしなければなりません。

一心企画が目指しているのは、単に修繕工事を請け負う会社ではありません。

管理会社様から修繕案件をお預かりし、入居者様への連絡、日程調整、現地確認、見積、業者手配、施工管理、完了確認、写真付き完了報告までを一つの窓口で進める。

管理会社様の外部修繕担当として、案件を最後まで持つこと。

それが、このサービスの考え方です。

千葉県に管理物件があれば、管理会社様の所在地が千葉県である必要はありません。

船橋市をはじめ対応エリア内の管理物件で、

「小さな修繕が何件もたまっている」

「入居者との日程調整に時間を取られている」

「修繕のたびに業者を探している」

「複数の業者とのやり取りをまとめたい」

そんなときに、外部の修繕窓口という選択肢があります。

修繕案件を一件受けるということは、工事を一件することだけではありません。

その案件に付いてくる連絡や確認、調整、報告まで引き受けること。

そして最終的に、

管理会社担当者の机から、修繕案件を一件減らす。

それが一心企画が管理会社様へ提供したい、一番のメリットです。

その日の夕方。

管理物件の修繕は、待っていてもなくなりません。

だからこそ、担当者がすべてを抱えるのではなく、任せられる修繕は外部へ任せる。

その一件から、管理会社様の修繕業務を少し軽くしていきます。