入居者対応・業者手配・日程調整を外部化して業務効率化

はい、管理会社です。

花子さ〜ん。お湯が出ないのよ。

お湯がまったく出ないですか？

そうなのよ。昨日までは普通だったのに、今朝シャワーを使おうとしたら水しか出ないの。

山田さん、給湯器のリモコンに数字は表示されていますか？

数字？ちょっと待ってね。メガネ取ってくるから。

はい……。

花子さ〜ん、お待たせ。数字が出てるわよ。

何番と表示されていますか？

小さくてよく見えないわねぇ。写真送った方が早くない？

そうですね。リモコンの表示と、できれば給湯器本体の型番が分かる写真もお願いします。

給湯器って外にある四角いやつ？

はい。それです。

分かったわ。見てくる。

リモコンの写真は来た……。あれ？

山田さん、これ給湯器じゃないです……

あら違った？似たような箱がいっぱいあるのよ。

玄関を出て、もう少し下の方にありませんか？

ちょっと待って。もう一回見てくるわ。

これなら型番も分かる。よし、業者さんに確認してもらおう。

一心ハイツ101号室で給湯器のお湯が出なくなっています。リモコンにエラー表示が出ています。型番と写真を送りますので確認をお願いします。

確認します。年数も経っていそうなので、修理できるか交換になるか現地を見た方がいいですね。

明日の午前中なら伺えます。

分かりました。入居者さんに確認します。

山田さん、業者さんが明日の午前中なら確認できるそうです。

明日の午前中は病院なのよ。午後ならいるわよ。

分かりました。もう一度業者さんに確認します。

入居者さんが午前中は難しく、午後なら在宅とのことです。午後は難しいでしょうか。

明日の午後は別の現場が入っています。明後日の15時ごろなら可能です。

明後日の15時なら伺えるそうですが、ご都合はいかがですか。

15時ね。それなら大丈夫よ。でも、お湯はそれまで出ないのよね。

そうですね。まず現地で状態を確認してもらいます。

分かったわ。早めにお願いね。

部屋のドアが床に擦るようになったんですけど、見てもらえますか。

承知しました。状態を確認したいので、擦っている部分の写真を送っていただけますか。

あっちの見積も確認しないと。

花子さん。一心ハイツの給湯器どうなった？

明後日の15時に現地確認です。

もう業者には頼んだんだよね？

現地確認は頼みました。でも、まだ修理になるか交換になるか分からないので、その後に見積です。

なるほど。まだそこなのか。

はい。現地確認が終わったら見積をもらって、鈴木さんに確認して、それから工事の日程調整です。

……一件直すのに、結構やることあるな。

そうなんです。

給湯器本体の不具合ですね。年数も経っているので、今回は修理より交換の方がいいと思います。

交換ですね。見積をお願いします。

分かりました。機種を確認して見積を送ります。

あれ。給湯器の見積、まだ来てないな。

先週確認していただいた一心ハイツの給湯器ですが、見積はいつ頃になりそうでしょうか？

すみません。確認して今日中に送ります。

お願いします。

鈴木さん。一心ハイツ101号室の給湯器ですが、現地確認の結果、交換の提案が出ています。

修理じゃ難しいの？

年数が経っていて、本体の不具合なので交換を推奨するとのことです。見積も届いています。

いくらくらい？

見積をお送りします。機種と工事内容も一緒に確認できるようにしておきます。

内容確認したよ。これで交換を進めてください。

ありがとうございます。業者さんと工事日を調整します。

給湯器交換の承認が取れました。工事はいつ頃可能でしょうか。

機器の在庫を確認します。入荷できれば金曜日の午後なら行けます。

分かりました。入居者さんにも確認します。

山田さん、給湯器を交換することになりました。金曜日の午後なら工事できそうですが、ご在宅でしょうか。

金曜日ね。午後ならいるわよ。今度こそお湯出るようになるのよね。

交換が終われば使えるようになります。

じゃあお願いするわ。もう水のシャワーは若返りすぎるのよ。

……業者さんに伝えておきます。

花子さん。あの給湯器、もう終わった？

いえ。金曜日に交換です。

まだ工事前なの？

はい。でも、ここまでで結構電話しました。

工事は業者に外注してるのに、なんで花子さんがそんなに動いてるんだ。

業者さんにお願いしているのは、基本的に工事の部分ですから。その前後は私がやってます。

花子さん。これ、工事以外の部分をまとめて誰かに任せられないの？

入居者さんへの連絡や日程調整も含めてですか？

そう。花子さんが業者と山田さんの間を何往復もしてるでしょ。

今回は花子さんじゃないのね。

管理会社様からご依頼をいただいて、修繕の件でご連絡しました。今後の日程調整はこちらで進めます。

そうなの。じゃあ、空いてる日をあなたに言えばいいのね。

鈴木さん。現地確認が終わり、給湯器交換の見積が出ました。内容をお送りします。

分かった。確認するよ。

なるほど。花子さんの仕事を全部外に出すわけじゃないんだね。

はい。私たちが判断するところは残ります。でも、その間の連絡や手配をずっと追いかけなくてよくなります。

給湯器の交換、完了しました。写真付きの報告書も届いています。

施工前と施工後が分かるから確認しやすいね。これなら何を交換したのかも分かるよ。花子さんには安心して管理を任せられるよ。

ありがとうございます！！！

花子さん。今回、前みたいに何度も業者へ電話してなかったね。

はい。見積や承認の確認はしましたけど、入居者さんとの日程調整や業者さんへの連絡をずっと追いかけなくて済みました。

なるほど。修繕が減ったんじゃなくて、花子さんが触る回数が減ったんだね。

花子さ〜ん。お湯ちゃんと出るようになったわよ。

よかったです！

でも今回は花子さんから全然電話こなかったわね。ちゃんと仕事してたの？

……してました。

それ、業務効率化できたってことだな！