千葉県船橋市の賃貸マンション・団地で複数業種が必要な入居中修繕｜管理会社様の見積・工事申請・施工管理を窓口一本化

花子ちゃんから相談を受け、まず行うことになったのが現地確認です。

今回のように、ドア・網戸・床・水回り・窓ガラスなど複数の不具合が同時に出ている場合、最初から「これは大工」「これはガラス屋」と一つずつ業者を手配すると、現地調査の日程だけでも調整が増えてしまいます。

入居中の賃貸物件では、業者が訪問するたびに入居者様との日程調整が必要です。

場合によっては、入居者様に在宅や立会いをお願いすることにもなります。

そこで今回は、一心企画が窓口となり、まず室内の不具合をまとめて確認することにしました。

入居者様から管理会社様へ入る修繕依頼は、必ずしも専門的な言葉で伝えられるわけではありません。

「ドアがうまく閉まらない」

「網戸がおかしい」

「床に隙間がある」

「水栓がグラグラする」

「窓がおかしい」

こうした症状の伝え方から、実際に必要な工事を判断するのは難しいものです。

たとえば「ドアが閉まりにくい」という症状でも、丁番の調整だけで済むのか、扉や枠の建付けまで確認する必要があるのかは、現地を見なければ分からないことがあります。

床についても同様です。

表面の床材だけの問題なのか、その下にある床下地まで修繕する必要があるのかによって、必要な職人も施工内容も変わります。

だからこそ、最初の段階では工事方法を決めつけず、入居者様が困っている症状を一つずつ確認して、必要な修繕を整理することが重要です。

実際に室内を確認していくと、今回の案件は単純な小修繕ではないことが分かってきました。

ベッドルーム入口の扉は、建付けの状態を確認したうえで調整が必要。

キッチン入口の扉についても建付けを確認し、敷居部分の修繕が必要な状態でした。

LDKと和室では網戸の建付けを確認。

水回りでは、シャワー水栓の固定部分に使用されているパッキンの交換を検討します。

さらに和室では床の状態も確認する必要がありました。

表面だけを直すのではなく、床下地を調整し、その上から合板を施工して畳を納める方法まで検討する内容です。

そのほかにも、押入れの引手、天袋、トイレの巾木まわり、LDKやベッドルームのソフト巾木、そして窓ガラス。

確認すればするほど、必要な工事項目が増えていきます。

ここから花子ちゃんが、本格的に困り始めます。

今回必要になる工事を整理すると、大工工事・内装工事・ガラス工事・畳工事・雑工事など、複数の業種にまたがる修繕になっていました。

そして問題は、工事の種類が多いことだけではありません。

それぞれの業者へ個別に見積を依頼するのであれば、まず各業者に現地を確認してもらう必要があります。

入居中なので、そのたびに入居者様との日程調整も必要になります。

さらに、今回の物件はマンション・団地。

工事を始める前には、管理事務所への申請や工程の調整も待っています。

花子ちゃんがそう思うのは、もう少し先のお話です。

次はまず、今回どのような工事が必要になったのか。

実際の見積書で使用するような専門的な工事項目まで含めて、5業種の修繕内容を一つずつ整理していきます。

今回の入居中修繕を工事内容で分けていくと、大工工事・内装工事・雑工事・ガラス工事・畳工事と、複数の業種が必要になることが分かりました。

ただし、一心企画では**「5業種あるから5社を呼ぶ」という手配は基本的に行いません。**

対応できる工事は、多能工へまとめます。

今回も、大工工事・内装工事・建具調整・網戸調整・水栓まわりなどの雑工事については、対応できる多能工を中心に現地確認と施工内容を組み立てました。

今回のような入居中修繕では、一つひとつを見ると小さな工事でも、工種が細かく分かれていることがあります。

たとえば、

・ベッドルーム入口扉の建付け調整

・キッチン入口扉の建付け調整

・敷居滑りの交換

・LDK、和室の網戸建付け調整

・和室床の下地調整

・合板の重ね張り

・押入れ引手の交換

・天袋の建付け調整

・トイレ巾木まわりのコーキング

・ソフト巾木の部分貼り替え、下地調整

・シャワー水栓固定部の平パッキン交換

などです。

これらを工種ごとに細かく分けてしまうと、大工、内装、建具、水道、雑工事と、それぞれ別の職人を手配することになりかねません。

一つの住戸へ何人もの職人が別々に現地確認へ行けば、その分だけ日程調整も増えます。

そこで、大工・内装・建具・水回りの軽微な修繕・雑工事まで対応できる多能工を入れることで、一度の現地確認で複数の不具合をまとめて確認しやすくなります。

もちろん、何でも一人に施工させるという意味ではありません。

専門的な技術や資格が必要な工事については、それぞれ適切な専門業者を手配します。

大切なのは、まとめられる工事と専門業者へ分ける工事を最初に整理することです。

窓ガラスは、見た目だけで同じものを用意して交換すればよいわけではありません。

ガラスの種類や厚み、寸法、サッシの状態などを確認し、既存の仕様に合わせて交換する必要があります。

また、窓によってはガラスだけを簡単に外せるとは限らず、サッシの構造や施工条件によって作業方法も変わります。

そのため一心企画では、ガラス交換については専門のガラス業者へ確認・施工を依頼します。

無理に多能工へまとめるよりも、専門性が必要な部分は専門業者へ任せる。

これも修繕窓口として重要な判断です。

今回の和室では、既存の畳を撤去したうえで床下地を調整し、合板を重ね張りしてから新しい薄畳を納める方法を検討しました。

ここで大工工事と畳工事がつながります。

床下地の調整や合板施工は多能工で対応できても、新しい畳の採寸・製作・納品は畳の専門業者が担当します。

畳は、単純に「同じサイズの商品を買って置く」というものではありません。

実際の寸法を確認し、施工後の床の状態に合わせて製作する必要があるためです。

特に床下地を修繕する場合は、大工工事と畳工事の順番も考えなければなりません。

下地を直す。

畳業者が必要な寸法を確認する。

畳を製作する。

完成した畳を搬入して納める。

こうした工程になるため、一日ですべての工事が完了するとは限りません。

一心企画が窓口を一本化する目的は、何でも一人の職人に施工させることではありません。

今回なら、

多能工
大工工事・内装工事・建具調整・網戸調整・水回りの軽微な修繕・雑工事

ガラス専門業者
窓ガラスの確認・採寸・交換

畳専門業者
畳の採寸・製作・搬入・設置

という形で役割を分けます。

管理会社様から見れば、これらの業者へ一社ずつ連絡する必要はありません。

管理会社様の連絡先は一心企画一つ。

そこから先の職人・専門業者への確認や手配、工程の調整を一心企画側で行います。

複数業種の入居中修繕で大変なのは、工事そのものだけではありません。

見積を取るための現地確認にも人が動きます。

そして入居中である以上、そのたびに入居者様との日程調整や立会いが発生する可能性があります。

次章では、複数業者へ個別に見積を依頼すると、管理会社様と入居者様の負担がなぜ大きくなりやすいのかを見ていきます。

今回の現地確認では、管理会社様にも立ち会っていただき、一緒に室内の不具合を確認しました。

しかし、一心企画の入居中修繕では、すべての案件で管理会社様に現地まで来ていただく必要はありません。

管理会社様のご了承をいただいたうえで入居者様の連絡先を共有いただければ、その後の連絡や現地確認の日程調整を一心企画が直接行うことも可能です。

「入居者様から修繕依頼が入りました」

まず管理会社様から、この情報を一心企画へ共有していただきます。

そこから先は、必要に応じて一心企画が入居者様へ連絡。

不具合の症状を確認し、訪問可能な日時を調整して現地確認へ伺います。

管理会社様の担当者が、

入居者様へ候補日を確認する。

その候補日を職人へ伝える。

職人から返事をもらう。

再び入居者様へ連絡する。

予定が合わなければ、また最初から調整する。

こうした修繕の日程調整を何度も往復する必要を減らせます。

賃貸物件の所在地と、管理会社様の事務所が同じ地域にあるとは限りません。

たとえば、管理会社様の事務所は東京都内にあり、船橋市や市川市、習志野市など千葉県内にも管理物件を所有しているケースがあります。

こうした場合、入居中修繕が発生するたびに担当者様が東京から千葉まで現地確認へ向かうのは大きな負担です。

移動だけでも時間がかかります。

さらに今回のように大工・内装・雑工事・ガラス・畳など複数業種が関係すれば、現地確認や施工のたびに管理会社様が立ち会うことは現実的ではない場合もあります。

一心企画が千葉県内の外部修繕窓口になることで、管理会社様が現地へ行かなくても修繕を進められる体制をつくります。

管理会社様が現地へ行かない場合、重要になるのが現場の状況を正確に共有することです。

一心企画では現地で不具合箇所を確認し、必要な写真を撮影します。

そのうえで、

・どこに不具合があるのか

・現在どのような状態なのか

・どのような修繕が必要なのか

・部分補修で対応できるのか

・専門業者の確認が必要なのか

といった内容を整理します。

今回のように複数箇所の修繕がある場合も、単に「一式」とするのではなく、必要に応じて工事項目を分けて見積書や修繕提案書にまとめます。

管理会社様は、現地へ行かなくても、送られてきた写真や資料を確認してオーナー様への説明を進められます。

一心企画が目指しているのは、管理会社様から仕事を取り上げることではありません。

現場へ行く・電話する・日程を合わせる・職人を探す・写真を整理するといった実務を引き受け、管理会社様には判断が必要な部分をお願いする形です。

管理会社様から修繕依頼を受ける。

↓

一心企画から入居者様へ連絡。

↓

症状確認・現地調査の日程調整。

↓

現地確認・写真撮影。

↓

多能工・専門業者へ確認。

↓

見積書・修繕提案書を作成。

↓

管理会社様が内容を確認し、オーナー様へ提出。

↓

承認後、一心企画が入居者様・職人と施工日を調整。

↓

施工管理・完了確認。

↓

写真付き完了報告。

この流れにすることで、管理会社様が間に入って何度も電話やメールをする必要を減らします。

マンションや団地の入居中修繕では、室内の工事だからといって自由に施工できるとは限りません。

管理規約や工事内容によっては、管理事務所への工事申請や工程表、施工業者に関する書類などの提出が必要になる場合があります。

そして今回のように複数業種が関係する工事では、ここでも工程をまとめる必要があります。

次章では、アパートとは少し勝手が違う、マンション・団地の工事申請と提出書類について見ていきます。

マンションや団地の入居中修繕では、工事内容だけでなく、いつ作業できるのかを事前に確認することも重要です。

物件によってルールは異なりますが、管理事務所や管理組合の規定により、工事可能な曜日や時間帯が決められている場合があります。

たとえば、

「日曜日・祝祭日は工事禁止」

「土曜日も工事不可」

「作業できるのは平日の決められた時間帯のみ」

といったルールです。

ここで入居中修繕ならではの問題が出てきます。

入居者様が平日に仕事をされている場合、

「土曜日なら立ち会えます」

「日曜日なら家にいます」

ということは珍しくありません。

ところが、建物側のルールで土日・祝祭日の工事ができなければ、入居者様が休みの日に合わせて施工することができません。

管理会社様としては工事を早く進めたくても、

入居者様が在宅できる日とマンション・団地で工事が許可されている日の両方を合わせる必要があります。

さらに今回のように、多能工だけでなくガラス業者や畳業者まで関係すると、それぞれの職人の予定も加わります。

「誰か一人の予定が空いていれば工事できる」というわけではありません。

入居者様本人が平日に休めない場合は、まず工事可能な日程を確認したうえで、平日に立ち会える方法がないか相談します。

たとえば入居者様の了承を得て、ご家族やご親族などに立ち会っていただく方法です。

実際の入居中修繕でも、入居者様本人ではなく、ご家族やご親族に現地で立ち会っていただくケースがあります。

もちろん、誰でも勝手に室内へ入ってよいわけではありません。

入居者様と事前に確認し、誰が立ち会うのか、何時頃に訪問するのかを整理したうえで施工を進めます。

マンション・団地では、工事日だけ決めてから管理事務所へ連絡すればよいとは限りません。

工事内容によっては、事前に工事申請書や工程表などを提出し、承認を得てから施工する必要があります。

さらに、申請から工事可能になるまで一定の期間が必要な物件もあります。

そのため、

入居者様の希望日を確認する。

管理事務所へ工事可能日・時間を確認する。

申請に必要な書類を確認する。

職人・専門業者の予定を確認する。

必要な提出書類をそろえる。

承認後に最終的な施工日を調整する。

というように、複数の条件を同時に整理する必要があります。

一心企画では管理会社様のご了承をいただいたうえで、入居者様へ直接連絡し、施工日程を調整します。

必要に応じて管理事務所の工事ルールを確認し、職人や専門業者の予定も整理します。

管理会社様が、

「入居者様に聞いてみます」

「今度は職人に確認します」

「管理事務所にも確認します」

「もう一度入居者様へ連絡します」

と、それぞれの間で伝言役になる負担を減らすためです。

特に東京など遠方に事務所があり、千葉県内の賃貸マンション・団地を管理している会社様にとって、現地での調整まで担当者様が抱えるのは大きな負担になります。

一心企画が現地側の修繕窓口になることで、入居者様との調整、職人手配、管理事務所への確認、施工までをつなげていきます。

そして、日程が決まってもまだ工事は始められません。

今回の団地では、工事申請書や工程表など、管理事務所へ提出する書類の準備も必要でした。

今回ご紹介したように、入居中修繕は「ドアが閉まりにくい」「網戸がおかしい」といった一つの相談から始まっても、現地を確認すると複数の修繕が必要になることがあります。

大工工事、内装工事、建具調整、網戸調整、水回りの軽微な修繕などは、対応できる多能工へまとめる。

一方で、ガラス交換や畳の採寸・製作など専門性が必要な工事は、それぞれ専門業者へ依頼する。

一心企画では、何でも一人の職人へ任せるのではなく、修繕内容を確認したうえで、まとめられる工事と専門業者へ依頼する工事を整理します。

そして管理会社様のご了承をいただいたうえで、入居者様への連絡や日程調整、現地確認、職人・専門業者の手配、見積書・修繕提案書の作成まで対応します。

マンションや団地で工事申請が必要な場合には、管理事務所のルールを確認しながら、工程表など必要な資料についても整理します。

特に、東京都内など遠方に事務所があり、船橋市をはじめ千葉県内に管理物件をお持ちの管理会社様の場合、修繕のたびに担当者様が現地へ向かうのは大きな負担です。

管理会社様が現地へ行かなくても、修繕を進められる体制をつくる。

これも、一心企画が「外部修繕窓口」として大切にしている役割です。

一心企画では、賃貸管理会社様からの入居中修繕について、1件からのスポット対応も承っています。

「いつもの修繕業者が忙しい」

「複数の不具合があり、どの業者へ依頼すればよいか分からない」

「千葉県内の管理物件まで担当者がなかなか行けない」

「入居者様との日程調整まで任せたい」

「複数業種の見積や手配を一つの窓口にまとめたい」

このような場合もご相談ください。

既存の協力業者様を変更していただく必要はありません。

必要なときに、必要な修繕だけ。

一心企画が賃貸管理会社様の外部修繕窓口として、入居中修繕の現場対応をサポートします。

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