船橋市の賃貸管理会社が管理物件の修繕業務を円滑に進めるには

船橋市に管理物件を持つ賃貸管理会社では、入居者様から「ドアが閉まりにくい」「蛇口から水が漏れている」「網戸が外れてしまった」「床がギシギシ鳴る」など、さまざまな修繕相談が入ります。

入居中修繕で管理会社の負担になりやすいのは、工事そのものだけではありません。

入居者様への症状確認、訪問日の調整、現地確認を行う業者の選定、見積取得、職人・専門業者の手配、施工日の調整、施工管理、完了確認など、1件の修繕でも複数の業務が発生します。

複数の修繕案件が重なると、担当者様が入居者様と修繕業者の間に入り続けることになり、通常の管理業務を圧迫する原因にもなります。

一心企画では、船橋市をはじめ千葉県内の管理物件を対象に、賃貸管理会社様の外部修繕窓口として入居中修繕に対応しています。

管理会社様のご了承をいただいたうえで入居者様への直接連絡・日程調整を行い、現地確認、見積、職人・専門業者の手配、施工管理、完了確認、写真付き報告まで一括して対応します。

この記事では、船橋市の賃貸管理会社様に向けて、管理物件の修繕業務を円滑に進めるための流れと、担当者様の負担を減らすポイントを解説します。

入居中修繕では、管理会社様に最初に入ってくる情報が必ずしも専門的とは限りません。

入居者様からは、

「ドアが閉まりにくい」
「窓に隙間がある」
「網戸がすぐ外れる」
「お風呂の白い部分が剥がれている」
「歩くと床がギシギシする」

といった、症状をそのまま伝える形で連絡が入ることが多くあります。

そのため、連絡を受けた段階で「建具業者なのか」「内装業者なのか」「設備業者なのか」と管理会社様が判断するのが難しいケースもあります。

さらに現地確認が必要になれば、入居者様の在宅日時を確認し、修繕業者との予定を調整する必要があります。

1件だけなら対応できても、複数の管理物件から同時に修繕相談が入れば、それぞれについて連絡・確認・日程調整が発生します。

修繕工事そのものより、その前後に発生する業務が管理会社様の負担になりやすいのが入居中修繕の特徴です。

入居者様から不具合の連絡が入った場合、管理会社様ですぐに原因や修繕方法まで判断する必要はありません。

まずは、

・どこに不具合があるのか
・どのような症状なのか
・いつ頃から発生しているのか
・現在も使用できる状態なのか
・写真や動画を送ってもらえるか

など、分かる範囲で状況を確認します。

例えば「ドアが閉まらない」という相談でも、蝶番の緩み、扉の変形、建具枠との干渉、ラッチの不具合など複数の原因が考えられます。

「床がギシギシする」という場合も、表面の床材だけではなく、床下地などに原因がある可能性があります。

管理会社様が電話だけで原因を特定するのではなく、症状を整理したうえで、必要に応じて現地確認を行うことが大切です。

花子ちゃん、私が業者さんを決めないとダメ？

入居中修繕で意外と時間がかかるのが、入居者様との日程調整です。

管理会社様から入居者様へ候補日を確認し、それを修繕業者へ伝える。業者の予定が合わなければ、再び入居者様へ連絡して別の日程を確認する。

現地確認と施工が別日になる場合には、同じような調整がもう一度発生します。

こうした連絡の往復が複数案件で重なると、担当者様の負担は大きくなります。

一心企画では、管理会社様のご了承をいただいたうえで入居者様へ直接連絡し、現地確認や施工の日程を調整することが可能です。

管理会社様が入居者様と施工担当者の間に入り続けなくても修繕を進められる体制を整えることで、日常の管理業務への負担を減らします。

入居中修繕では、現地を確認して初めて必要な修繕内容が分かることも少なくありません。

例えば建具の不具合でも、簡単な調整で改善できる場合もあれば、部品交換や扉・枠の修繕が必要になる場合もあります。

そのため、現地確認後は不具合の状態と必要な修繕内容を整理し、見積を作成します。

管理会社様がオーナー様へ説明する必要がある場合には、「どこに不具合があるのか」「どのような修繕が必要なのか」が分かることも重要です。

一心企画では、必要に応じて現地写真などを使用しながら修繕内容を管理会社様へ報告します。

一つの管理物件で複数の不具合が同時に発生することもあります。

例えば、

「ドアの建付けが悪い」
「網戸が外れる」
「巾木が剥がれている」
「浴室のコーキングが切れている」

といったケースです。

それぞれについて別々の業者を探すと、業者ごとに入居者様との日程調整や現地確認、見積確認が必要になります。

一心企画では、多能工で対応できる修繕については可能な範囲でまとめて対応し、専門業者が必要な場合には内容に応じて手配します。

ここでいう窓口の一本化とは、すべての工事を一人の職人が行うという意味ではありません。

管理会社様からの修繕相談を一心企画で受け、必要な職人・専門業者を振り分けることで、管理会社様が不具合ごとに業者を探す負担を減らすという考え方です。

花子ちゃん、不具合が3つあったら業者も3社？

入居中修繕は、工事が終われば管理会社様の業務も終わるとは限りません。

「どのような修繕を行ったのか」
「不具合は改善したのか」
「施工後はどのような状態になったのか」

といった確認も必要です。

特に管理会社様が現場から離れた場所にある場合、施工後の状態を写真で確認できることは重要です。

一心企画では施工完了後に状態を確認し、必要に応じて施工前・施工後の写真を整理して管理会社様へ報告します。

東京など船橋市外にある管理会社様が、船橋市内に所有する管理物件の現地対応を必要とする場合にもご相談いただけます。

修繕窓口を増やすからといって、現在取引している修繕業者様を変更する必要はありません。

「いつもの業者が忙しくて来てもらえない」
「小さな修繕なので頼みにくい」
「船橋市のこの物件だけ対応してほしい」
「複数の不具合をまとめて確認してほしい」

という場合もあります。

一心企画では、こうした場合の1件からのスポット対応も可能です。

普段お願いしている業者様を中心にしながら、手が回らない案件だけ一心企画へ依頼する使い方でも問題ありません。

花子ちゃん、いつもの業者さんがいても頼んでいいの？

一心企画では、船橋市をはじめ千葉県内の賃貸管理会社様から、入居中修繕のご相談を承っています。

対応するのは工事だけではありません。

入居者様への直接連絡・日程調整 → 現地確認 → 見積 → 職人・専門業者の手配 → 施工管理 → 完了確認 → 写真付き報告

まで、管理会社様のご了承のもと一つの窓口で対応します。

建具、網戸、巾木、床、コーキングなどの小修繕から、住宅設備の不具合、複数工種が絡む修繕まで、まずは現在の症状をお知らせください。

管理会社様で修繕方法や依頼する業者を決めてからご相談いただく必要はありません。

「入居者から連絡が来たけれど、どの業者に頼めばいいか分からない」

という段階からでもご相談いただけます。

船橋市の管理物件で入居中修繕が発生すると、管理会社様には工事以外にも多くの業務が発生します。

症状確認、入居者様との日程調整、現地確認、業者選定、見積、施工管理、完了確認までを担当者様だけで行うと、案件が増えるほど負担も大きくなります。

大切なのは、「誰が工事をするか」だけではなく、「修繕業務全体をどう進めるか」まで考えて体制を整えることです。

一心企画は、船橋市をはじめ千葉県内の管理物件について、賃貸管理会社様の外部修繕窓口として対応しています。

いつもの修繕業者様が忙しいときの1件だけのご相談でも構いません。

入居中修繕の現地対応や入居者様との日程調整、複数の修繕業者の手配などでお困りの際は、お気軽にご相談ください。

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