松戸市に管理物件が多い賃貸管理会社へ｜修繕対応の人手不足と業者手配の負担を減らす方法

松戸市に多くの管理物件を持つ賃貸管理会社では、管理戸数が増えるほど入居中修繕も重なりやすくなります。修繕業者へ依頼するだけでなく、入居者への連絡、現地確認、日程調整、見積確認、業者手配、進捗確認まで担当者が抱えていると、人手不足の中で通常業務にも影響が出てきます。一心企画では、既存業者をすべて変更せず、対応が追いつかない修繕1件から外部の修繕窓口として対応。管理会社様の了承後、入居者連絡から修繕完了、写真付き報告まで案件を進めます。

松戸市に複数の管理物件を持つ賃貸管理会社では、管理戸数が増えるほど、入居中修繕の依頼が同じ時期に重なることがあります。

エアコンの不具合、換気扇の異音、水まわりのトラブル、建具の不具合など、1件ずつ見れば珍しい相談ではありません。

しかし、複数の管理物件から同時に連絡が入ると、担当者はそれぞれの案件を並行して進める必要があります。

・入居者様から不具合の状況を確認する
・必要に応じて写真を送ってもらう
・対応できる修繕業者を確認する
・現地確認の日程を調整する
・見積の提出状況を確認する
・承認後に施工日を調整する
・修繕が終わったか確認する
・写真や対応内容を整理して報告する

問題は、これらが1件ずつ順番に発生するわけではないことです。

管理物件が多い会社では、修繕業者そのものが不足しているとは限りません。

普段から依頼している協力業者がいても、繁忙期で予定が合わない、対応できる職種が違う、複数の業者を手配する必要があるなど、既存業者だけではすぐに進められない案件も発生します。

そのたびに担当者が別の業者を探し、入居者様との間に入って日程を調整していると、管理戸数の増加に対して修繕対応の人手が追いつかない状態になりやすくなります。

必要なのは、すべての修繕業者を入れ替えることではありません。

既存業者で対応できる案件はこれまで通り依頼しながら、担当者だけでは追いきれない案件や業者手配に時間がかかる案件を外へ出せる体制を持つことも、管理物件が多い会社の修繕対応を安定させる方法の一つです。

賃貸管理会社の修繕対応では、担当者が一日中修繕業務だけをしているわけではありません。

入居者様からの問い合わせ、退去や更新に関する対応、オーナー様への連絡、社内業務などを進めながら、その間に複数の修繕案件を管理しています。

そのため、修繕対応の人手不足は、単純に社員の人数だけで決まるものではありません。

特に負担になりやすいのが、まだ完了していない修繕案件を何件も追い続けることです。

たとえば、ある案件では修繕業者からの返事待ち。別の案件では入居者様から訪問可能日の回答待ち。さらに別の案件では見積承認待ちというように、それぞれ違う段階で案件が止まります。

返事が来れば、担当者は再びその案件を確認して次の対応へ進めなければなりません。

修繕案件が少ないうちは担当者自身で把握できても、管理物件が増えて同時に動く案件が多くなると、

・どの業者へ依頼したのか
・入居者様へ連絡したのか
・訪問日は決まったのか
・見積は届いているのか
・承認後の施工日は決まったのか
・修繕は完了したのか

といった進捗確認だけでも時間を使います。

さらに、確認が遅れれば入居者様から催促が入ることもあります。

この1本の連絡によって、担当者には再び業者への確認と入居者様への折り返しが発生します。

つまり、管理物件が多い会社で問題になりやすいのは、修繕依頼の件数だけではなく、完了するまで何度も案件へ戻らなければならないことです。

社員をすぐに増やすことが難しい場合でも、入居者連絡や業者手配、日程調整、進捗確認などを外部へ任せることで、社内の担当者が抱える修繕実務を減らす方法があります。

賃貸管理会社には、普段から修繕を依頼している協力業者がいることも多くあります。

水道、電気、内装、設備など、それぞれ信頼できる業者がいれば、通常の修繕は問題なく進められます。

しかし、管理物件が増えると、すべての修繕をいつもの業者だけで対応できるとは限りません。

たとえば、エアコンと建具の不具合が同時に発生した場合、それぞれ別の業者が必要になることがあります。さらに別の物件で水漏れが発生すれば、担当者は複数の業者へ同時に連絡しなければなりません。

また、依頼したい業者が決まっていても、

・繁忙期で訪問できる日が先になる
・入居者様の希望日と業者の予定が合わない
・その修繕は対応していないと言われる
・現地確認後に別の職種が必要だと分かる
・小さな修繕のためすぐに対応してもらえない

といったこともあります。

こうなると、管理会社の担当者には新しい仕事が増えます。

別の修繕業者を探し、対応できるか確認し、現地確認の日程を入居者様と調整する仕事です。

しかも、業者を探している間も修繕案件は止まりません。

入居者様から状況確認の連絡が入れば途中経過を説明し、別の管理物件から新しい修繕依頼が入れば、そちらの対応も始める必要があります。

管理物件が多い会社では、協力業者がいるかどうかだけでなく、修繕案件が重なったときに別の手配先を確保できる体制があるかも重要になります。

一心企画では、既存業者をすべて変更するのではなく、予定が合わない案件や複数の職種が必要な案件など、管理会社様だけでは手配に時間がかかる修繕から対応できます。

普段の協力業者を活かしながら、修繕業者の手配が追いつかない部分だけ外部へ出すことで、管理物件が増えたときの修繕対応を補うことができます。

修繕業者の手配に時間がかかると、管理会社の負担は業者探しだけでは終わりません。

修繕を待っている入居者様にとっては、管理会社が何社の業者へ連絡しているのか、いつもの業者の予定が埋まっているのかといった事情は分かりません。

数日経っても訪問日が決まらなければ、

・修理はいつになりますか
・業者からまだ連絡がありません
・その後どうなっていますか
・いつまで待てばいいですか

といった確認や催促が入ることがあります。

担当者はその連絡を受けるたびに業者へ進捗を確認し、回答があれば再び入居者様へ連絡します。

つまり、修繕業者の手配が1件止まるだけで、管理会社側には確認と折り返しの仕事が増えていきます。

特に管理物件が多い会社では、同じことが複数の修繕案件で同時に起こる可能性があります。

最初は通常の修繕依頼だったものが、対応に時間がかかることで入居者様の不安や不満につながり、少しクレーム寄りの案件へ変わることもあります。

こうした状態を防ぐには、業者を見つけることだけでなく、入居者様への途中連絡を続けながら、現地確認や業者手配を前へ進める役割が必要です。

管理物件が増えて修繕対応の人手が足りなくなっている場合、担当者がすべての案件の連絡・手配・進捗確認を抱えるのではなく、対応が重い案件を外部へ出すことで負担を分散できます。

一心企画では、管理会社様から案件を共有いただいた後、入居者様への連絡から現地確認、必要な修繕業者の手配まで進めます。

「業者を紹介して終わり」ではなく、修繕案件そのものを完了まで動かすことが、一心企画の外部修繕窓口としての役割です。

管理物件が多く、社内だけでは修繕業者の手配が追いつかない場合、一心企画では対応が重くなっている修繕1件からご相談いただけます。

管理会社様から物件名、入居者様の連絡先、不具合の内容などを共有いただき、入居者様へ一心企画から連絡することを了承いただいた後、修繕対応を開始します。

ポイントは、管理会社様が新しい修繕業者を一から探す必要がないことです。

現地確認の結果、複数の職種が必要になった場合も、一心企画が必要な業者を手配し、それぞれの工程を調整します。

管理会社様には、見積内容の確認やオーナー様への承認確認など、管理会社として必要な判断をお願いします。

承認後は、担当者様が再び入居者様と業者の間に入って施工日を決めるのではなく、一心企画が次の工程へ進めます。

一心企画が目指しているのは、単に修繕業者を紹介することではありません。

修繕業者の手配で止まっている案件を受け取り、入居者対応から施工、完了確認、写真付き報告まで進めて管理会社様へ戻すことで、管理物件が多い会社の修繕実務を支えます。

管理物件が多く、既存業者だけでは対応が追いつかない案件や、入居者様との調整に時間がかかっている修繕があれば、1件からご相談いただけます。

▶ 松戸市の管理物件の修繕について一心企画へ相談する

修繕業務を外部へ任せる場合でも、管理会社様の仕事をすべて一心企画へ移すわけではありません。

一心企画が担当するのは、主に入居者様への連絡から修繕案件を完了まで進める実務です。

入居者様への症状確認、現地確認の日程調整、修繕業者の手配、施工日の調整、進捗確認、完了確認などを一心企画が担当します。

一方、オーナー様への見積提出や修繕内容の説明、費用の承認確認などは、原則として管理会社様にお願いします。

管理会社様とオーナー様の関係に一心企画が直接入り込むのではなく、管理会社様が判断や説明をしやすい状態まで情報を整理するのが一心企画の役割です。

管理物件が多い会社では、この役割分担によって、担当者が入居者様と業者の間を何度も行き来する時間を減らせます。

人手不足だからといって、すぐに社員を増やす方法だけを考える必要はありません。

修繕案件の中でも時間を取られている実務を外へ出し、管理会社様は判断やオーナー対応に集中する。

こうした形で外部の修繕窓口を利用することも、管理物件が増えたときの修繕体制を補う方法の一つです。

一心企画では、現地写真や修繕内容、見積、完了状況を整理し、管理会社様が社内共有やオーナー様への説明に使いやすい資料として提出します。

▶ 管理会社様への報告・提出資料について

管理物件が多いからといって、現在付き合っている修繕業者をすべて変更する必要はありません。

長く依頼している業者であれば、物件の特徴を理解していたり、過去の修繕履歴を把握していたりすることもあります。問題なく対応できている案件まで一心企画へ切り替える必要はないと考えています。

一方、管理物件が増えてくると、

・いつもの業者の予定が埋まっている
・対応できない修繕が発生した
・複数の業者を手配する必要がある
・入居者様との日程調整が長引いている
・催促が入り、担当者が何度も対応している

といった案件も出てきます。

こうした通常の流れでは進めにくい修繕だけを一心企画へ依頼することも可能です。

最初は1件の修繕で、入居者様への連絡や業者手配、進捗管理、完了後の報告まで実際の対応をご確認ください。

そのうえで、管理物件が増えたときや繁忙期、既存業者だけでは対応が追いつかないときに、必要な案件だけ依頼する使い方もできます。

既存業者を活かしながら、社内の人手だけでは回らない部分を外部で補う。

一心企画は、管理会社様の修繕体制をすべて入れ替えるのではなく、管理物件が多い会社にとってのもう一つの修繕窓口として利用いただけます。

一心企画では、松戸市に複数の管理物件を持ち、修繕対応の人手不足や業者手配に負担を感じている賃貸管理会社様からのご相談を受け付けています。

管理会社様の所在地が松戸市である必要はありません。東京都内や千葉県内の別地域に会社があり、松戸市内に複数の管理物件を持っている場合も対応可能です。

特に、次のような状況でご相談いただけます。

・管理物件が増え、修繕案件も増えている
・担当者が複数の修繕を同時に抱えている
・既存業者だけでは手配が追いつかない
・修繕業者を探す時間が増えている
・入居者様への連絡や日程調整まで手が回らない
・業者からの返事待ちや見積待ちの案件が溜まっている
・入居者様から催促が入り始めている

こうした状態でも、最初からすべての修繕を外注する必要はありません。

まずは、担当者様が現在抱えている対応の重い1件からご相談ください。

一心企画が入居者様への連絡、現地確認、修繕業者の手配、日程・工程調整、進捗確認、完了確認まで進め、最後に写真と対応内容を整理して管理会社様へ報告します。

管理物件が増えても、修繕対応のためだけに担当者をすぐ増やすことが難しい会社もあります。

そのようなときに、社内だけですべてを抱えるのではなく、必要な修繕案件だけ外部の窓口へ出せる体制を持っておくことで、担当者の負担を抑えながら管理物件の増加に対応しやすくなります。

▶ 松戸市の管理物件の修繕について一心企画へ相談する

Q1．管理物件が多く修繕対応が追いつかない場合、1件だけでも依頼できますか？

はい。修繕1件から対応可能です。

最初からすべての管理物件や修繕案件を一心企画へ切り替える必要はありません。

既存業者の予定が合わない案件、入居者様との調整が長引いている案件、担当者様が何度も進捗を確認している案件など、負担になっている修繕からご相談いただけます。

Q2．現在付き合っている修繕業者がいても依頼できますか？

はい。

普段問題なく対応できている修繕は、これまで通り既存の協力業者へ依頼していただけます。

一心企画には、既存業者だけでは手配が追いつかない案件や、別の職種が必要になった案件だけを依頼することも可能です。

Q3．修繕業者の手配だけをお願いするサービスですか？

いいえ。

一心企画は業者を紹介して終わるのではなく、管理会社様の了承後、入居者様への連絡、症状確認、現地確認、見積、必要な業者の手配、施工日の調整、進捗確認、完了確認まで対応します。

修繕案件を完了まで進める外部窓口としてご利用いただけます。

Q4．入居者への連絡や日程調整も任せられますか？

はい。

管理会社様から案件情報をご共有いただき、入居者様へ一心企画から連絡することを了承いただいた後は、一心企画が入居者様へ連絡します。

症状の確認から現地確認の日程、施工日の調整まで進めるため、管理会社の担当者様が入居者様と業者の間で何度も連絡を中継する負担を減らせます。

Q5．オーナーへの見積提出や説明も任せられますか？

オーナー様への見積提出や修繕内容の説明、承認確認は、原則として管理会社様にお願いします。

一心企画では、管理会社様が説明・判断しやすいよう、現地写真や確認内容、見積、修繕が必要な理由などを整理して提出することで後方から支援します。

Q6．松戸市に会社がなくても依頼できますか？

はい。

一心企画では、管理会社様の所在地ではなく管理物件の所在地を基準に対応しています。

東京都内や千葉県内の別地域にある賃貸管理会社様でも、松戸市に管理物件をお持ちであればご相談いただけます。

Q7．管理戸数が増えて修繕担当者が足りない場合にも利用できますか？

はい。

管理物件の増加に合わせて、すぐに修繕担当者を採用・増員することが難しい場合にもご利用いただけます。

入居者対応や業者手配、日程調整、進捗確認など、修繕案件ごとに発生する実務を必要な分だけ外部へ出すことで、現在の管理体制を大きく変えずに担当者様の負担を減らす方法があります。

管理物件が増えると、修繕件数だけでなく、入居者様への連絡、現地確認、修繕業者の手配、日程調整、見積確認、進捗管理など、担当者様が抱える実務も増えていきます。

普段から付き合っている修繕業者がいても、案件が重なれば予定が合わなかったり、別の職種を探したりする場面も出てきます。

一心企画では、松戸市に管理物件を持つ賃貸管理会社様の外部修繕窓口として、対応が追いつかない修繕1件からご相談いただけます。

既存業者をすべて変更する必要はありません。

・管理物件が増えて修繕案件も増えている
・修繕担当者の人手が足りない
・既存業者だけでは手配が追いつかない
・入居者様への連絡や日程調整まで手が回らない
・進捗確認や催促対応に時間を取られている

このような状況であれば、負担になっている案件から外部へ出す方法があります。

管理会社様にはオーナー様への説明や承認確認など必要な判断に集中していただき、一心企画が入居者様への連絡から業者手配、施工調整、完了確認、写真付き報告まで案件を進めます。

管理物件が増えても、修繕対応をすべて社内の人手だけで抱える必要はありません。

松戸市の管理物件で対応が追いついていない修繕がありましたら、まずは1件からご相談ください。

▶ 松戸市の管理物件の修繕について一心企画へ相談する

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