管理会社様への報告・提出資料｜入居中修繕を判断しやすい形でご報告

一心企画では、入居中修繕の現地確認後に見積書を提出するだけではなく、現地写真・確認した症状・修繕の必要性・対応方法などを整理した資料を、必要に応じて管理会社様へ提出しています。

修繕箇所が複数ある場合には、「修繕必要」「修繕推奨」「経過観察」「提案」などに分け、どこから対応すべきか判断しやすい形に整理します。

また、修繕せずに放置した場合に考えられる二次被害や生活への影響についても記載し、管理会社様が現地へ行かなくても状況を把握しやすく、オーナー様へ説明しやすい資料づくりを心がけています。

このページでは、実際の入居中修繕案件で管理会社様へ提出した資料を、会社名・担当者名・物件名・所在地などが特定されないよう匿名加工してご紹介します

入居中修繕では、見積書に工事項目と金額が記載されていても、**「なぜ修繕が必要なのか」「現在どのような状態なのか」**まで伝わらないことがあります。

そこで一心企画では、現地写真と確認内容、修繕方法などを整理し、管理会社様やオーナー様が判断しやすい資料としてご提出します。

確認した箇所について、すべてを一律に「修繕してください」とするのではなく、状態に応じて次のように整理します。

実際の提出資料でも、この4つの区分を使って修繕箇所を整理しています。

以下は、実際の入居中修繕案件で管理会社様へ提出した資料の一例です。

現地写真とともに、各箇所の現況・対応区分・修繕内容を整理しています。

※管理会社名・担当者名・物件名・所在地など、特定につながる情報は匿名加工しています。

この資料では、単に不具合箇所の写真を並べるだけではなく、例えば和室の床について、既存下地の劣化によって床に沈みが見られること、そのため下地補修と薄畳の新設を提案していることまで記載しています。

管理会社様が現地へ同行していなくても、**「どこに問題があるのか」「なぜ修繕するのか」「どのような対応を予定しているのか」**を確認できる状態にしてから見積書とあわせて提出します。

必要に応じて、現在の不具合だけでなく、放置した場合に考えられる二次被害や生活への影響も記載します。

修繕を急がせるためではなく、修繕する箇所・経過を見る箇所・優先する箇所を、管理会社様やオーナー様が判断するための材料として整理します。

一心企画がオーナー様へ直接交渉するのではなく、管理会社様が説明しやすい資料を作成することで後方からサポートします。

現地へ行っていない担当者様でも状況を把握しやすく、オーナー様への修繕提案にも使いやすい形でご報告します。

資料作成だけでなく、入居者様への連絡、現地確認、見積、業者手配、日程・工程調整、施工管理、完了確認、写真付き報告まで対応します。

既存業者をすべて切り替える必要はなく、対応が進まない案件や調整に手間がかかる案件など、修繕1件からご相談いただけます。

修繕が完了した後は、施工箇所を確認し、完了後の写真を整理して管理会社様へご報告します。

現地確認時の写真だけでなく、修繕後の状態まで確認できるようにすることで、管理会社様が現地へ足を運ばなくても、依頼した修繕がどのように完了したのか把握しやすくなります。

入居中修繕では、業者を手配した後にも、入居者様との日程調整や進捗確認、施工後の確認など、管理会社様側に多くの業務が残ります。

一心企画では、単に修繕業者を手配するだけではなく、管理会社様の外部修繕担当として、依頼を受けた案件を完了・報告まで進めることを大切にしています。

現地で確認した内容を分かりやすく報告し、修繕が完了した後も写真を整理してご報告することで、管理会社様が案件の状況を把握しやすい状態をつくります。